内部統制に向き合う Part.08 - 業務プロセス⑥ -

　2023年04月内部統制報告制度（J-SOX2023改訂版）が15年ぶりに改訂されて内部統制が様変わりし、皆さんの会社では豊富な知識と蓄積された経験をもとに日々内部統制を進化させていることと思います。その豊富な知識と蓄積された経験をいったん振り返って整理し、さらに実践に役立つ戦略・戦術として活かすことを考えてみたいと思います。

　今回も、業務プロセス（以下「PLC」といいます）の続きです。

【参考となる書籍】

・今から始める・見直す 内部統制の仕組みと実務がわかる本（浅野雅文著・中央経済社）　

・情報システム監査実践マニュアル（NPO法人日本システム監査人協会著・森北出版）

【PLC整備評価のポイント】

1. 各業務を担当している部門・部署の実務担当者への説明

2. ３点セットのうち業務記述、業務フロー（フローチャート）の再確認

3. 証憑となる資料の確認

4. 会計監査人（監査法人）との打合せ／３点セットの内容確認

5. 各業務を担当している部門・部署への資料提出を依頼するタイミング

【ポイント②】業務記述、業務フロー（フローチャート）の再確認

　前回の【ポイント①】部門・部署の実務担当者への説明に続くのは、内部統制の評価担当者が行う業務記述、業務フロー（フローチャート）の再確認です。PLCは各業務を担当している部門・部署の皆さんの業務を事細かに評価する部分であるため、何をどこまで評価範囲としてどの程度の深さまで評価するかが私たち評価者としては重要なポイントです。そのためにも業務記述、業務フローの再確認は大切なタスクとなります。

　この業務記述、業務フローの再確認は、毎期できれば整備／運用評価前の各１回ずつの年２回行うことをお勧めします。各業務においていつ業務改善が行われているかわかりません。皆さんの会社としては、業績向上に資する業務改善であればいつでも推し進めるでしょう。しかし中には会社の内部統制に大きな影響を及ぼす業務改善があるかもしれません。よくあるパターンとしては、会計システムや販売管理システムの入替があります。特に会計システムの場合は気をつけたいところです。出力する帳票類は会計のルールに従ったものなので、フローチャートは変更しないと決めつけるのはお勧めしません。入れ替えるということは、業務の効率化を図るため等の目的があるからこそ入れ替えるのです。いままで販売管理で必要としていた売上に関するデータ等の資料や業務工程が削減されているはずです。評価担当者としては、これらが整備／運用評価のときになって発覚するのは芳しくありません。

【ポイント③】証憑となる資料の確認

　もうひとつ。業務記述、業務フローの再確認と並行して、評価の際に入手していた資料（証憑）の有無と資料名の変更の有無を確認することをお勧めします。これは意外と多いです。業務の実務担当者は日々の業務で使用する多くの資料、データを効率的かつ効果的に整理することが求められます。これもひとつの業務改善ですし、業務の実務担当者の力量が問われる部分です。ですから評価担当者はもちろん、各部門・部署の責任者も把握していないかもしれません。ここでお勧めするのは、業務マニュアルに資料・データ等のファイル名を定義付けすることです。これはアドミニストレータ（administrator /データ管理者）の資格をお持ちの皆さんには馴染みがあるかもしれません。初級アドミニストレータのデータベースのところです。余談ですが、このアドミニストレータの知識と経験は意外にも内部統制と内部監査の実務で非常に役に立ちますので、資格取得までは必要ありませんがぜひ知識を身につけることをお勧めします。

　業務記述、業務フローの再確認を毎期できれば整備／運用評価前の各１回ずつの年２回行うこと。業務記述、業務フローの再確認と並行して、評価の際に入手していた資料（証憑）の有無と資料名の変更の有無を確認すること。この２点は、特に上場準備期にある会社、上場後間も無い（２〜５年ほど）会社、業績向上の著しい会社では必ず実施することをお勧めします。このような会社の各業務は必ず業務フローが変化しているハズです。業務フローの変化のうち業務改善につながっているものであれば大歓迎ですが、その反面でリスク管理に関する資料、３点セット（業務記述、フローチャート、RCM）等リスク・コントロールと内部統制に関する書類の改訂（Update）が追いついていない会社が多くみられます。業務改善すればいくつかのリスクが低減されるかもしれませんが、別のリスクが出てくるものです。また業務改善に伴って、業務フロー上で定めていたキーコントロール（KC）をうっかり無くしてしまうこともあります。キーコントロールを減らすことは可能ですが、その部分だけではなく業務フロー全体を通して再検討する必要があります。内部統制は効率性だけを重視していません。４つの目的に「事業活動の目的の達成のため、業務の有効性及び効率性を高めること」を示していますが、「業務の有効性及び効率性」と併記しており、有効性を失わせるような効率性を求めていないのです。このような事態にならないようにするためにも、今回のポイント②、③はとても重要なポイントですので、ぜひ実施していただくことをお勧めします。

当社が提供するサービスとして

当社が提供する「内部統制・内部監査体制構築」サービスでは、

1. IPO準備中企業の内部統制体制の構築とその業務内容の確立をサポート支援いたします。

2. 上場企業の内部統制体制の再構築、業務内容の改善をサポート支援いたします。

3. IPO準備中・上場企業の内部統制にかかる業務の業務委託受託先（外部）として業務遂行いたします。（＊内部統制責任者として、社内に１名選任をお願いします。）

　この機会に、ぜひ内部統制のあり方、必要性をご理解いただき、内部統制の体制構築／再構築をご検討ください。